طراحی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC

طراحی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC گروه مالیاتی و حسابداری مالیاتچی. به بسیاری از شرکت ها  کمک کرده است که از هزینه یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) در مطالعات سودآوری کسب و کارشان استفاده نمایند.

ما به آنها کمک می کنیم تا آگاهانه تصمیم بگیرند که  کدام یک محصولات یا مشتریان را کاهش یا حذف نمایند یا نگه دارند.

هزینه یابی بر مبنای فعالیت چیست؟

هزینه یابی مبتنی بر فعالیت روشی خاص تر برای تخصیص هزینه های سربار بر اساس فعالیت هایی است. که در واقع به هزینه های سربار کمک می کند.

در هزینه یابی سفارش کار و تجزیه و تحلیل واریانس ، هزینه های سربار بر اساس محرک هزینه خاصی مانند ساعات کار یا ساعت ماشین اعمال می شود.

اما در در روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت abc. فعالیت‌های عمده شناسایی میشود. هزینه سربار به تناسب منابعی که در هر فعالیت مصرف شده، تخصیص داده می شود.

سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت abc، بر خلاف روش هزینه یابی سنتی به هزینه‌های سربار بر اساس حجم تولید یا ساعت کار ماشین آلات کاری ندارد. یعنی تنها ملاک و معیار هزینه یابی. با در نظر گرفتن حجم تولید یا ساعت کار ماشین آلات نیست. بلکه از این معیار ها، در کنار معیار های دیگر برای هزینه یابی دقیق و صحیح استفاده می‌شود.

اصلاح و اختصار در هزینه یابی بر مبنای فعالیت

هزینه یابی بر مبنای فعالیت به اختصار Active Based Costing می تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای بازاندیشی مداوم و بهبود چشمگیر نه تنها در حوزه  محصولات و خدمات، بلکه در  فرآیندها و استراتژی های بازار عمل کند.

از نظر متخصصین مالیاتچی ABC می‌تواند بسیار بیشتر از یک تکنیک حسابداری برتر باشد که نشان می‌دهد هر یک از محصولات واقعا چقدر پول کسب می کنند  و یا  منابع از دست می‌دهند.

ABC

هنگامی که ABC در سیستم های مدیریت بطور صحیح استقرار یابد ، می تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای بازاندیشی مداوم و بهبود چشمگیر نه تنها در حوزه  محصولات و خدمات، بلکه در  فرآیندها و استراتژی های بازار عمل کند.

استفاده از ABC در بهایابی محصولات و مدیریت ABC روشی کاملاً متفاوت از یکدیگر هستند. و در عمل  بسیاری از شرکت ها اجرای مدیریت مبتنی بر فعالیت را بسیار دشوارتر هزینه یابی بر مبنای فعالیت یافته اند. اما متخصصین مالیاتچی کمک می کنند. که این سختی استقرار را شما احساس ننمایید.

در دنیا هزاران شرکت امکان پذیری ABC بررسی کرده اند. با این حال، احتمالا بیش از ۱۰٪ از آنها در حال حاضر از مدیریت مبتنی بر فعالیت در تعداد قابل توجهی از عملیات خود استفاده می کنند. زیرا استقرار آن نیازمند تخصص و تجربه زیادی است. درصد دیگر از اجرا کنندگان تسلیم شده اند، یا برنامه هایشان متوقف مانده است.

مشکل این است که مدیران اغلب مدیریت مبتنی بر فعالیت را به عنوان یک برنامه اصلی تغییر سازمانی در نظر نمی گیرند.

درک موضوع در ترکیب سازمان

ترکیب سازمان برای تعیین دقیق تمام اطلاعات مفید در مورد هزینه های مستقیم و غیرمستقیم یک محصول یا خدمات، کار بزرگی است.

راه‌اندازی یک سیستم اطلاعاتی ABC می‌تواند فعالیت‌های هزینه‌بر را ردیابی کند. و آنها را در قالب‌هایی ارائه کند که کارکنان بتوانند از آن استفاده کنند.

آموزش کارکنان در تمام سطوح در مورد اصول و مکانیک ABC ممکن است دشوارترین بخش کار باشد. کارکنان باید به طور کامل درک کنند. که شرکت در تلاش است از طریق ABC به چه چیزی دست یابد. و همچنین نحوه استفاده از آن در مشاغل خود را درک کنند.

آنها باید متقاعد شوند که ABC می تواند شرکت را موفق نموده و ارزش تلاش را دارد.

 

آموزش هزینه یابی بر مبنای فعالیت abc باید با در نظر گرفتن دو ویژگی اصلی این روش انجام شود:

• طبقه بندی هزینه‌ها به عنوان هزینه مستقیم
• افزایش تعداد مخازن هزینه‌های غیر مستقیم و تعیین محرک‌های هزینه

استراتژی ما در سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت

گروه مالیاتچی برای جلب نظر کارمندان، هر شرکتی یک برنامه ریزی دقیق دارد که فرهنگ و ویژگی های عملکردی آن را در نظر می گیرد.

در نهایت، دیگر سیستم‌های مدیریتی باید بازنگری شوند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان ABC را به طور کامل در شیوه‌های کاری خود گنجانده‌اند و در مواقع استرس و تردید به شیوه‌های قدیمی خود عقب نشینی نمی‌کنند.

سیستم حسابداری قدیمی باید هر چه سریعتر ریشه کن شود. سیستم های اندازه گیری و تشویقی باید به اعداد ABC گره بخورند. و فرآیند تصمیم‌گیری روزانه – از جمله اینکه چه مدیرانی در تصمیم‌گیری‌ها نقش دارند و چگونه تصمیم ها را می‌گیرند.

تعریف سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت :

هزینه یابی بر مبنای فعالیت یک روش دو مرحله ای برای تخصیص هزینه های سربار به محصولات است. که بر فعالیت های عمده انجام شده در فرآیند تولید تمرکز دارد.

هزینه یابی برمبنای فعالیت یک روش هزینه یابی است که فعالیت های یک سازمان را شناسایی می کند. و هزینه هر فعالیت را با توجه به مصرف واقعی هر یک به همه محصولات و خدمات اختصاص می دهد.

علاوه بر این، هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) به‌عنوان یک روش هزینه‌یابی جذبی مدرن‌تر برای غلبه بر مشکلات هزینه‌یابی کمتر و بیش‌هزینه‌سازی و تولید هزینه‌های دقیق‌تر محصول توسعه داده شده است.

دلایل موفقیت سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت ABC

یکی از دلایل اصلی موفقیت در استقرار ABC این است که مدیران در برداشتن یک جای همه گام ها شکست می خورند. مسلماً برداشتن گام دشوار است. و باید بصورت مرحله به مرحله باشد .

مانند هر برنامه بزرگ تغییر سازمانی، ABC همیشه در برابر مقاومت کارکنان قرار می گیرد. در واقع، در شرکت هایی که با آنها کار کرده ایم، مقاومت کارکنان تنها بزرگترین مانع بوده است.

اغلب ABC را به عنوان آخرین تهدید برای مشاغل خود مورد استقبال قرار می دهند. مقاومت کارکنان تنها بزرگترین مانع برای اجرای ABC است. با این وجود، تلاش لازم برای بافتن تفکر مبتنی بر فعالیت در تار و پود روش مدیریت یک شرکت ارزش آن را دارد.

تعاریف هزینه یابی بر مبنای فعالیت

هزینه یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) روشی سیستماتیک، علت و معلولی برای تخصیص بهای تمام شده فعالیت ها به محصولات، خدمات، مشتریان یا هر هدف هزینه است.

ABC  بر این اصل استوار است که “محصولات فعالیت ها را مصرف می کنند”. سیستم های هزینه یابی سنتی، هزینه ها را بر اساس نیروی کار مستقیم، هزینه مواد، درآمد یا سایر روش های ساده تخصیص می دهند.

نقش اساسی

هزینه یابی برمبنای فعالیت نباید به عنوان جایگزینی برای هزینه یابی فرآیند تلقی شود، بلکه به عنوان یکی از بهترین ابزارها برای اصلاح سیستم هزینه یابی محصولات است. هزینه یابی بر مبنای فعالیت، نقش اساسی و حیاتی فعالیت های مختلف را در سیستم هزینه یابی خود گنجانده است.

وظایف هر فعالیت در سیستم ABC

سیستم ABC سیستم هزینه‌یابی را با تمرکز بر فعالیت‌های فردی به‌عنوان اهداف اصلی هزینه اصلاح کرد.

در سیستم ABC یک فعالیت دارای وظیفه یا کار و هدف مشخصی است.

به عنوان مثال طراحی محصولات، راه اندازی ماشین آلات، کارکرد ماشین ها و توزیع محصولات. در هزینه یابی جذبی سنتی، سربارها ابتدا به مراکز هزینه (مرکز تولید و خدمات) ارائه میشود. و سپس به بهای تمام شده محصولات یعنی محصولات یا خدمات اختصاص یا مرتبط می شوند.

اما در سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت، سربارها قبل از اینکه به محصولات یا خدمات مرتبط شوند. به فعالیت ها مرتبط اختصاص داده می شوند یا در مجموعه های هزینه گروه بندی می شوند.

بنابراین، سیستم سیستم مبتنی بر فعالیت از هزینه های فعالیت ها به جای بخش های عملکردی (مرکز هزینه) برای جذب سربار استفاده می کند.

ویژگی اساسی بخش‌های عملکردی این است که آنها تمایل دارند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مختلف را شامل شوند. که باعث ایجاد هزینه‌های متفاوتی می‌شوند. که به روش‌های متفاوتی رفتار می‌کنند.

بنابراین، اعتقاد بر این است که هزینه یابی مبتنی بر فعالیت به ارائه تصویر واقعی تر از رفتار هزینه ها کمک می کند.

استفاده از سیستم هزینه یابی در مدیریت مبتنی بر فعالیت

هنگامی که مدیران مدیریت مبتنی بر فعالیت را اتخاذ می کنند از ABC برای یافتن پاسخ به سؤالاتی مانند موارد زیر استفاده می کنند:

• هزینه یک محصول یا فرآیند معین چقدر باید باشد؟
• فعالیت های بدون ارزش افزوده کدامند؟
• اگر یک کانال توزیع یا بازار معین سودآور نباشد، شرکت کجا می تواند هزینه ها را کاهش دهد تا سودآور شود؟
• اگر شرکت یک محصول یا مشتری زیان آور را حذف کند، چقدر در هزینه ها صرفه جویی می کند؟
• اگر شرکت برای افزایش حجم فروش، قیمت محصول را کاهش دهد، چه تاثیری بر قیمت تمام شده هر واحد خواهد داشت؟
• شرکت در مراحل طراحی و مهندسی یک محصول چه کاری می تواند انجام دهد تا در وهله اول از هزینه های غیر ضروری جلوگیری کند؟

تفاوت بین هزینه‌یابی سنتی و هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت

تمایز اساسی بین حسابداری بهای تمام شده سنتی و ABC به شرح زیر است:

روش‌های سنتی حسابداری بهای تمام شده هزینه‌ها را بر اساس ویژگی‌های یک واحد به محصولات تخصیص می‌دهند.

ویژگی‌های معمولی شامل تعداد ساعات کار مستقیم مورد نیاز برای ساخت یک واحد، هزینه خرید کالای فروخته شده است. بنابراین، تخصیص ها مستقیماً با «حجم واحدهای تولید شده، هزینه کالای فروخته شده یا روزهای اشغال شده توسط مشتری» متفاوت است.

در مقابل، سیستم های هزینه یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) بر فعالیت های مورد نیاز برای تولید هر محصول یا ارائه هر خدمت بر اساس مصرف هر محصول یا خدمات از فعالیت ها تمرکز می کنند.

با استفاده از ABC، هزینه های سربار به محصولات و خدمات با شناسایی منابع، فعالیت ها و هزینه ها و مقادیر آنها برای تولید خروجی ردیابی می شود. یک واحد یا خروجی (یک محرک) برای محاسبه هزینه هر فعالیت مصرف شده در هر دوره زمانی معین استفاده می شود.

یک سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت را می توان به دو صورت مختلف مشاهده کرد:

• در نمای تخصیص هزینه اطلاعاتی در مورد منابع، فعالیت ها و اشیاء هزینه ارائه می دهد.
• نمای فرآیند اطلاعات عملیاتی (اغلب غیر مالی) را در مورد محرک های هزینه، فعالیت ها و عملکرد ارائه می دهد.

عواملی که باعث توسعه سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت می شود

سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت اساساً با توجه به محدودیت های سیستم هزینه یابی جذب سنتی توسعه یافته است.

عوامل اساسی که باعث توسعه هزینه یابی مبتنی بر فعالیت سیستم ABC شده اند را می توان به شرح زیر خلاصه کرد:

1. روش‌های سنتی متفاوت هزینه‌یابی ممکن است در اتخاذ برخی تصمیمات سخت که ممکن است بر استراتژی‌های محصول تأثیر بگذارد، مفید نباشند
2. توسعه سریع تولید خودکار منجر به افزایش هزینه های سربار شده است. طبق یک برآورد، نرخ سربار عادی که حدود ۱۵ سال پیش ۲۰۰ تا ۳۰۰ درصد هزینه های مستقیم بود، به ۵۰۰ تا ۸۰۰ درصد رسیده است
3. رقابت روزافزون و شدید بازار به دلیل جهانی شدن، ضرورت هزینه‌های دقیق‌تر محصول را افزایش داده است تا از معایب کم‌هزینه‌سازی و گران‌قیمت جلوگیری شود
4. افزایش تمایل به تنوع محصول برای ایمن سازی اقتصاد دامنه و افزایش سهم بازار که مستلزم تعیین هزینه های دقیق تر محصول تحت شرایط ساختار هزینه در حال تغییر است، افزایش یافته است.

اهمیت/مزایای هزینه یابی بر مبنای فعالیت

هزینه یابی بر اساس فعالیت فقط برای سازمان های تولیدی اعمال نمی شود. بلکه برای سازمان های خدماتی مانند موسسات مالی ، ارائه دهندگان مراقبت های پزشکی و واحدهای دولتی نیز مناسب است.

مزیت اصلی استفاده از هزینه یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) این است که از اضافه/کسر جذب هزینه ها در هزینه یابی محصول که ناشی از تخصیص دلخواه هزینه های غیرمستقیم است جلوگیری می کند یا به حداقل می رساند.

برخلاف بودجه‌های خطی سنتی‌تر که نمی‌توان آنها را به خروجی‌های خاص مرتبط کرد، ABC اطلاعات مفیدی در مورد نحوه هزینه‌کردن پول، مقرون‌به‌صرفه بودن یک بخش، و نحوه معیار (یا مقایسه خود با دیگران) برای بهبود کیفیت تولید می‌کند.

هزینه بر مبنای فعالیت نیز معیاری واضح برای بهبود ارائه می دهد. مدیریت را تشویق می کند تا کارایی و مقرون به صرفه بودن فعالیت های برنامه را ارزیابی کند.

برخی از سیستم های ABC فعالیت ها را بر اساس میزان ارزش افزوده به سازمان یا خروجی های آن رتبه بندی می کنند. این به مدیران کمک می‌کند تا شناسایی کنند که چه فعالیت‌هایی واقعاً ارزش افزوده دارند.

فعالیت‌هایی که به بهترین نحو یک مأموریت را انجام می‌دهند خدماتی را ارائه می‌کنند. یا تقاضای مشتری را برآورده می‌کنند. بنابراین تصمیم‌گیری را از طریق اطلاعات بهتر بهبود می‌بخشند. و با تشویق کارکنان به بررسی همه چیز به حذف ضایعات کمک می‌کنند.

به همین دلیل است که یکی از جنبه‌های ضروری هر تلاش ABC این است که تصویر واضحی از فعالیت‌هایی که یک حوزه تجاری انجام می‌دهد به دست آورید.

شرایط مهم در هزینه یابی بر مبنای فعالیت

عملکرد سیستم ABC شامل استفاده از اصطلاحات زیر است:

Cost Object

آیتمی را نشان می دهد که هزینه آن با استفاده از سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت محاسبه می شود. به عنوان مثال، یک خدمات، یک مشتری یا یک محصول.

محرک هزینه

محرک هزینه هر عامل یا نیرویی است که باعث تغییر در هزینه یک فعالیت شود.

این را می توان به دو بخش تقسیم کرد:

• الف- محرک هزینه منابع
• ب- محرک هزینه فعالیت.

 معیار کمیت منابع مورد استفاده/مصرف شده توسط یک فعالیت، محرک هزینه منابع نامیده می شود. برای تخصیص هزینه یک منبع به یک فعالیت یا مجموعه هزینه استفاده می شود. فعالیت در واقع معیاری برای فرکانس و قدرت تقاضا است که بر روی وظایف بر اساس اقلام هزینه تنظیم می شود.

مراحلی که باید در هزینه یابی بر اساس فعالیت دنبال کنید

هزینه یابی بر اساس فعالیت حسابداران را ملزم می کند که این مراحل را دنبال کنند.

• مرحله ۱: شناسایی فعالیت هایی که منابع را مصرف می کنند
• مرحله ۲: هزینه ها را به فعالیت ها اختصاص دهید.
• مرحله ۳: محرک هزینه مرتبط با هر فعالیت را شناسایی کنید. این عاملی است که هزینه یک فعالیت را ایجاد می کند یا “محرک” می کند.
• مرحله ۴: محاسبه نرخ هزینه به ازای هر واحد محرک هزینه
• مرحله ۵: با ضرب نرخ محرک هزینه در حجم محرک های هزینه مصرف شده توسط محصول، هزینه ها را به محصولات اختصاص دهید.

بهای یابی بر اساس نیاز یا اهداف فعالیت

سیستم ABC به منظور هزینه یابی دقیق محصول در مواردی که:

1. هزینه های سربار تولید در مقایسه با هزینه های مستقیم مختلف زیاد است.
2. طیف محصولات سازمان بسیار متنوع است.
3. منابع سربار مصرف شده توسط محصولات مختلف در مقادیر بسیار متفاوت است.
4. حجم یا کمیت تولید، نیروی محرکه اولیه برای مصرف منابع سربار نیست.

محدودیت های سیستم ABC

سیستم ABC از محدودیت های زیر رنج می برد:

1. این سیستم به دلیل اینکه تعداد فعالیت هایی که منابع سربار یک سازمان باید به آنها مربوط شود بسیار وقت گیر است.
2. هزینه عملیات بالایی دارد و فقط توسط سازمان های بزرگ قابل استفاده است. برای واحدهای مقیاس کوچک مناسب نیست.
3. در برخی موارد، ایجاد رابطه علت و معلولی بین Cost Driver و Costs ممکن است یک امر ساده نباشد