ثبت اسناد حسابداری و تنظیم دفاتر قانونی

ثبت اسناد حسابداری و تنظیم  دفاتر قانونی حسابداری اولین و مهم‌ترین ابزار برای ثبت اطلاعات مالی جهت انجام کار حسابداری است.

تنظیم دفاتر قانونی

تنظیم  دفاتر قانونی حسابداری که در این دفاتر اطلاعات و داده‌های مالی به صورت دقیق و کامل همه روزه ثبت می‌شود.  افرادی که وظیفه ثبت منظم رویدادهای مالی را در دفاتر مالی بر عهده دارند دفترداران حسابداری هستند که به آنها دفتر دار گفته می شود.

اما حسابداران افرادی هستند که تمام داده های مالی شرکت ها را مدیریت می کنند. بدون حسابداران، شرکت ها از وضعیت مالی فعلی خود و همچنین معاملاتی که در داخل شرکت رخ می دهد آگاه نخواهند بود.

در حقیقت دفتر داری شامل ثبت منظم تراکنش های مالی یک شرکت است. با دفتر داری مناسب، شرکت ها می توانند تمام اطلاعات موجود در دفاتر خود را برای تصمیم گیری های کلیدی عملیاتی، سرمایه گذاری و تامین مالی ردیابی کنند. دفتر داران افرادی هستند که تمام داده های مالی شرکت ها را مدیریت می کنند.

حسابداران و ثبت اسناد و تنظیم دفاتر قانونی

بدون حسابداران، شرکت ها از وضعیت مالی فعلی خود و همچنین معاملاتی که در داخل شرکت رخ می دهد آگاه نخواهند بود.

حسابداری دقیق برای کاربران خارجی نیز بسیار مهم است، که شامل سرمایه گذاران، مؤسسات مالی یا دولت می شود. افراد یا سازمان هایی که برای سرمایه گذاری بهتر یا تصمیمات وام دهی به اطلاعات قابل اعتماد دسترسی دارند. به بیان ساده، نهادهای تجاری به حسابداری دقیق و قابل اعتماد برای کاربران داخلی و خارجی متکی هستند.

دفترداری نوین

دفتر دار حرفه ای، کسانی هستند که معاملات مالی را ثبت می کنند. و سوابق مالی را نگهداری می کنند.

برخلاف دفتر داران، حسابداران عمدتاً به جای تجزیه و تحلیل داده های مالی، آن ها را برای تصمیم گیری پیگیری می کنند.

از لحاظ تاریخی، حرفه حسابداری فرصتی برای کسب تجربه متخصصان نوظهور دفتر داری بوده است. با این حال، به دلیل افزایش نرم افزار حسابداری در سال های اخیر، اهمیت این نقش در سال های اخیر کاهش یافته است.

با این حال، شرکت ها هنوز هم به تعداد زیادی دفتردار نیاز دارند طبق آمار، اداره آمار کار ایالات متحده (BLS)، تا سال ۲۰۲۰، ۱،۶۲۰،۰۰۰ دفتردار مشغول به کار بودند

برخی از مدارک دانشگاهی و گواهینامه های حرفه ای می تواند به برجسته کردن خدمات دفتر داران کمک کند.

همانطور که قبلا عنوان شد وظایف دفترداری بیشتر بر روی ثبت تراکنش های مالی و نگهداری سوابق آن تراکنش ها متمرکز هستند.

این معاملات معمولاً شامل درآمد فروش، هزینه‌های تجاری و خرید، صورتحساب‌ها، حساب‌های پرداختنی و حساب‌های دریافتنی است.

وظایف حسابدار

در این چارچوب، وظایف یک حسابدار عبارتند از:

ثبت تراکنش ها و ثبت مطالب در دفتر روزنامه ، دفتر داران معاملات روزانه کارفرمایان خود را ثبت می کنند و آنها را در نرم افزار وارد می کنند.

گروه مالیاتی و حسابداری مالیاتچی آمادگی ارائه خدمات دفترداری و ثبت اسناد مالی و ایجاد سیستم نگهداری اسناد شرکت های کوچک و متوسط و بزرگ را دارا می باشد.

مسئولیت های حسابدار

مسئولیت‌های حسابداران می‌تواند از تجارتی به کسب‌وکار دیگر بسیار متفاوت باشد، اگرچه تعدادی از مسئولیت‌های حسابداری بسیار رایج وجود دارد.

در اینجا متداول ترین مسئولیت های یک  حسابدار  آورده شده است:

• ایجاد حساب های مختلف
• نگهداری سوابق تراکنش های مالی با ارسال و تایید
• تعریف سیاست ها و رویه های حسابداری
• توسعه سیستم هایی برای حسابداری تراکنش های مالی با ایجاد نمودار حساب
• نگهداری حساب های شرکت های تابعه با ارسال، تأیید و تخصیص تراکنش ها
• تطبیق ورودی ها برای موجودی حساب های فرعی
• حفظ یک دفتر کل متوازن
• تهیه تراز آزمایشی برای حسابداران
• تهیه گزارش های مالی با جمع آوری، تجزیه و تحلیل و خلاصه حسابداری برای اطلاعات
• حصول اطمینان از انطباق با الزامات قانونی فدرال، ایالتی و محلی
• نظارت بر انحرافات از بودجه پیش بینی شده
• مشاوره مدیریت در مورد نیازهای انطباق
• کمک به فعالیت های مالی مانند اجرای حقوق و دستمزد و تولید فاکتور

علاوه بر این، ممکن است مسئولیت های دیگری بر اساس نیازهای منحصر به فرد کسب و کار شما وجود داشته باشد. برای مثال، ممکن است از یک حسابدار خواسته شود که یک سیستم نرم افزار حسابداری خاص را یاد بگیرد یا در جلسات خاصی شرکت کند.

وظایف دفتر داری

دفترداری دارای وظایف مشخصی می باشد که با اهداف حسابداری متفاوت است. از جمله اهداف دفترداری :

1. ثبت و نگهداری دفاتر قانونی و تهیه و آماده سازی تراز آزمایشی به صورت ماهانه
2. صدور اسناد حسابداری با توجه به نظام مالی سازمان
3. نگهداری اسناد و مدارک مالی
4. اتخاذ فعالیت های لازم جهت ثبت حساب ها در زمان های مناسب
5. ارائه گزارش های لازم به مراجعین سازمان
6. تشخیص صحیح حساب ها
7. تنظیم صورت خلاصه های لازم جهت صدور اسناد حسابداری

مهارت‌های لازم برای انجام بهتر وظایف دفتر داری شامل موارد زیر است :

دفتر دار را دارای دقت بالا و دقیق در ثبت و نگهداری داده های مالی شرکت بوده و  آشنایی با نرم افزار ، تایپ و نسخه برداری داشته باشد و  دارای تجربه در انجام بایگانی اسناد و کار با سوابق و پرونده ها باشد.  آشنایی با تکنیک های حسابداری و   مدیریت زمان جهت ثبت و ارائه گزارش به موقع از جمله توانایی های دفتر دار خوب است.